AUDIT TERHADAP SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran kesemua pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat berupa eksekutif dengan gaji tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji bulanan dengan atau tanpa lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan pegawai serikat pekerja dibayar berdasarkan jam.

Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Rekening-rekening yang terbentuk dalam siklus ini antara lain:

1. Kompensasi pokok (meliputi gaji, upah, insentip, dan macam-macam tunjangan karyawan )
   
2. Pajak atas gaji/upah karyawan
   
3. Biaya tenaga kerja langsung (biaya overhead pabrik)
   
4. Biaya tenaga kerja langsung
   
5. Utang atas gaji/upah karyawan
   
6. Gaji dibayar dimuka (uang muka gaji)
   

Permasalahan Audit Terhadap Siklus Penggajian dan Personalia

Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan.. Pertama gaji, upah, dan pajak penghasilan pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan, kedua beban tenaga tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada perusahaan menufaktur dan konstuksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material. Terakhir, penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pengujian melalui fraud.

Dalam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar untuk memiliki lima puluh atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga mempengaruhi akun persediaan barang jadi pada perusahaan manufaktur. Audit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan pemahaman atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian atas substantif atas transaksi, prosedur analitis dan pengujian terinci atas saldo.

Jenis-jenis Akun Yang Mempengaruhi Siklus Penggajian dan Personalia

Jenis jenis akun yang mempengaruhi adalah :

• Beban Gaji dan Upah
  
• Pajak penghasilan ditanggung perusahaan dan tunjangan pegawai
  
• Kewajiban berupa hutang gaji, hutang pajak penghasilan pegawai
  
• Akun sejenis yang berhubungan dengan penggajian
  

 

Tujuan Audit Terhadap Siklus Penggajian Dan Personalia

Audit terhadap transaksi penggajian beserta rekening yang terkait dengannya, antara lain:

1.    Eksistensi atau okurensi (occurrence) terbentuknya transaksi.

• Transaksi penggajian mencerminkan kompensasi semua jasa jasa yang terjadi untuk periode yang diliput oleh periode laporan keuangan. Pencatatan
  
• Pencatatan semua biaya-biaya penggajian mencerminkan kewajiban pajak yang berasal dari kompensasi dalam periode yang diaudit.
  
• Saldo utang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka mencerminkan jumlah yang menjadi kewajiban pada tanggal neraca.
  

2.    Kesempurnaan (completeness) pencatatan transaksi.

• Pencatatan biaya gaji beserta pajaknya mencakup keseluruhan biaya-biaya jasa-jasa karyawan selama tahun yang diaudit.
  
• Saldo utang pajak ataupun utang yang dibayar dimuka mencerminkan jumlah yang menjadi kepada pemerintah pada tanggal neraca.
  

3.    Hak-hak dan kewajiban-kewajiban perusahaan.

• Saldo utang pajak ataupun pajak yang dibayar dimuka merupakan kewajiban yang sah bagi perusahaan pada tanggal neraca
  

4.    Penilaian atau alokasi

• Perhitungan setiap pembayaran terhadap biaya penggajian dan peringkasan catatannya dilakukan dengan cermat
  
• Perhitungan terhadap saldo hutang pajak ataupun pajak yang dibayar di muka pada tanggal neraca telah diperhitungkan dengan cermat
  
• Biaya penggajian di pabrik telah diklasifikasi dengan cermat menjadi biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tak langsung
  
• Perhitungan terhadap pajak atas upah telah diperhitungkan berdasarkan tarif pajak yang berlaku
  

5.    Penyajian dan pengungkapan

• Gaji dan pajak atas gaji telah diidentifikasi dan diklasifikasi dalam laporan keuangan dengan layak dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia
  
• Rekening utang pajak dan utang gaji telah diklasifikasi sebagai utang lancar dalam laporan keuangan pada saat tanggal neraca
  

  
   

Menjelaskan dan menilai materialitas, resiko dan strategi audit

Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.

Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan personalia, oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah :

1. Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian
   
2. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk transaksi penggajian
   
3. Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material
   

Teknis audit yang disarankan

1. Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu
   
2. Terapkan prosedur analitikal
   
3. Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang
   
4. Hitung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah
   
5. Bandingkan penyajian statement dengan GAAP
   
6. 
    

Struktur Pengendalian Intern

Auditor harus memahami struktur pengendalian intern dalam aktivitas pembayaran gaji. Ketiga unsur pengendalian intern harus dipahami, agar dapat menentukan resiko audit yang akan dihadapinya.

Aspek struktur pengendalian yang harus diperhatikan auditor adalah :

a.     Lingkungan pengendalian

Sangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. Dalam menerapkan sistem penggajian ini dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi buruh setempat. Dalam masalah penggajian ini manager personalia menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya transaksi tenaga kerja terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan.

b.    Sistem akuntansi

Mencerminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi perusahaan. Auditor harus memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta aspek pengendaliannya

c.    Prosedur pengendalian

Menghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian intern dalam operasi perusahaan. Kelima kategori tersebut adalah otorisasi yang memadai, dokumen dan buku-buku catatan, pemisahan tugas, akses kendalian dan pengecekan oleh pihak yang independent

Catatan dan dokumen dalam siklus penggajian dan personalia

Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penggajian antara lain sebagai berikut :

1. Personal Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu
   
2. Clock Card adalah formulir daftar hadir karyawan
   
3. Time tickect adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang karyawan atas penugasan dan jabatan tertentu
   
4. Payroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan perusahaan.
   
5. Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang sebagai kompensasi yang diserahkan kepadanya.
   
6. Labor Cost Distribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji setiap periode untuk setiap klasifikasi rekening gaji
   
7. Employee Personnel File merupakan data permanen yang berisi risalah kerja setiap karyawan
   
8. Personnel Data Master File adalah arsip data personel berkomputer yang termuktahir
   
9. Employee Earning Master File adalah arsip data personel untuk komputer mengenai penghasilan masing-masing karyawan
   

Fungsi-fungsi yang terkait pada siklus penggajian personalia

Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :

a.    Hiring Employees

Fungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja

b.    Authorizing Payroll Changes

Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan

c.     Preparing Attendance dan Time Keeping Data

Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masingmasing

d.    Preparing the Payroll

Adalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan

e.    Recording the Payroll

Adalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggaj ian

f.    Paying the Payroll

Adalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan

g.    Filling Payroll Tax Return

Adalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan

Prosedur analitis untuk penggajian dan personalia

 

Prosedur analitis

Bandingkan saldo akun beban gaji dengan tahun lalu (disesuaikan untuk peningkatan Tingkat upah dan peningkatan volume

Bandingkan tenaga kerja langsung sebagai langsung

Bandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan dengan tahun lalu

Bandingkan beban pajak ditanggung perusahaan sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tahun lalu (disesuaikan untuk perubahan dalam tarip pajak)

Bandingkan akun hutang pajak penghasilan pegawai dengan tahun lalu

Kekeliruan yang mungkin

Salah saji dari akun beban gaji

Salah saji dari tenaga kerja

Salah saji dalam beban komisi

Salah saji dalam beban pajak ditanggung perusahaan

Salah saji dalam hutang pajak penghasilan pegawai